Nutzungsszenarien – Anlage 1

Nutzungsszenarien Open WebUI – Anlage 1

Stand: 02.07.2026

Diese Anlage konkretisiert die zulässigen Standardanwendungen des von der UFR bereitgestellten KI-Systems Open WebUI in Lehre, Forschung und Verwaltung. Sie dient der rechtssicheren Einordnung typischer Nutzungsszenarien und soll Nutzerinnen und Nutzern eine nachvollziehbare Orientierung bieten.

Die aufgeführten Szenarien sind nicht abschließend. Andere Anwendungsfälle sind zulässig, sofern sie den Nutzungsbedingungen von Open WebUI, der KI-Richtlinie der UFR sowie den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben (insbesondere DSGVO, LDSG BW, LHG BW, KI-VO) entsprechen und kein erhöhter Risikofall vorliegt.

Bei Unsicherheiten ist eine Abstimmung mit der zuständigen KI-Ansprechperson gemäß § 9 Abs. 3 KI-Richtlinie erforderlich.

Legende

✅ Zulässig

⚠️ Nur nach vorheriger Abstimmung

🔴 Unzulässig

Übersicht

A. Lehre

A1 – Erstellung eines Unterrichtskonzeptes ✅ Zulässig

Beschreibung: Lehrende setzen OpenWebUI zur didaktischen Unterstützung bei der Planung, Strukturierung und Weiterentwicklung von Lehrveranstaltungen ein. Dies umfasst insbesondere die Entwicklung von Lernzielen, Seminar- und Vorlesungsplänen, Diskussionsfragen, Fallbeispielen, Übungsformaten oder didaktischen Konzepten. Das KI-System kann dabei helfen, Inhalte zu strukturieren, alternative Vermittlungsansätze vorzuschlagen oder bestehende Materialien sprachlich zu optimieren. Die fachliche Bewertung, Auswahl und endgültige Ausgestaltung verbleibt stets bei der lehrenden Person.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützende Nutzung gemäß § 4 KI-Richtlinie.
Personenbezug	Regelmäßig nicht erforderlich. Personenbezogene Daten von Studierenden oder Dritten sollen nicht eingegeben werden.
Modellbeschränkung	Alle von der UFR freigegebenen Modelle.
Urheberrecht	Es dürfen ausschließlich eigene oder rechtmäßig lizenzierte Inhalte verwendet werden. Gesetzliche Schrankenregelungen (z. B. § 60a UrhG) sind zu beachten. Generierte Inhalte sind auf mögliche urheberrechtliche Übernahmen zu prüfen.
Abstimmung erforderlich	Nein.

A2 – Studentische Lernprojekte (z. B. Analyse linguistischer oder sozialwissenschaftlicher Daten) ✅ Zulässig ⚠️ Bei besonderen personenbezogenen Daten

Beschreibung: Studierende nutzen OpenWebUI im Rahmen von Lehrveranstaltungen zur Analyse bereitgestellter Datensätze. Dies kann etwa die Auswertung sprachlicher Strukturen, die inhaltliche Kategorisierung von Texten, die Mustererkennung in Interviewtranskripten oder die explorative Analyse kleinerer Datensätze umfassen. Die LLMs in OpenWebUI dienen hierbei als methodisches Hilfsmittel zur Unterstützung des Erkenntnisprozesses. Die wissenschaftliche Einordnung und Interpretation erfolgt durch die Studierenden selbst.

Zulässigkeit	✅ Zulässig Grundsätzlich zulässig im Rahmen der Lehrveranstaltung.
Personenbezug	Werden personenbezogene Daten verarbeitet, ist eine Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO erforderlich, z. B.: Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Einwilligung) oder § 13 Abs. 1 LDSG. Bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung) zusätzlich Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO bzw. § 13 Abs. 1 LDSG.
Modellbeschränkung	Bei personenbezogenen Daten sind bevorzugt lokal betriebene Modelle zu verwenden.
Urheberrecht	Datensätze dürfen nur verarbeitet werden, wenn entsprechende Nutzungsrechte bestehen oder die Nutzung gesetzlich zulässig ist.
Abstimmung erforderlich	⚠️ Ja, bei besonderen personenbezogenen Daten.

A3 – Generierung von Klausur- oder Übungsaufgaben ✅ Zulässig (Aufgabengenerierung) 🔴 Unzulässig (automatisierte Bewertung)

Beschreibung: Lehrende nutzen OpenWebUI zur Entwicklung von Aufgabenstellungen, Fallkonstellationen oder Multiple-Choice-Fragen. Das System kann zur Ideengenerierung, Strukturierung oder sprachlichen Überarbeitung eingesetzt werden. Die finale Auswahl und fachliche Prüfung erfolgt durch die Lehrperson.

Zulässigkeit	✅ Zulässig zur Vorbereitung von Prüfungen. 🔴 Unzulässig ist die anschließende automatisierte Bewertung oder Benotung von Prüfungsleistungen (§ 5 KI-Richtlinie; Art. 22 DSGVO).
Personenbezug	Nicht erforderlich bei reiner Aufgabengenerierung.
Modellbeschränkung	Freigegebene Modelle.
Urheberrecht	Aufgaben sind auf mögliche Übernahmen geschützter Inhalte zu prüfen.
Abstimmung erforderlich	Nein (bei reiner Aufgabengenerierung und Einhaltung der urheber- und lizenzrechtlichen Rahmenbedingungen).

A4 – Erstellung eines materialgestützten Chatbots ✅ Zulässig

Beschreibung: Lehrende setzen Open WebUI zur didaktischen Unterstützung bei der Durchführung von Lehrveranstaltungen ein, indem eigene Modelle und Wissensbasen konfiguriert und über den Open WebUI API Key des Lehrenden in ILIAS eingebunden werden. Dies umfasst insbesondere die Entwicklung von materialgestützten Chatbots (RAG). Die Lehrperson lädt dazu in Open WebUI Hintergrundmaterialien wie wissenschaftliche Texte, ein Skript oder Vorlesungsfolien in eine Wissensbasis in Open WebUI hoch und konfiguriert ein Modell mit der Wissensbasis und einem Systemprompt. In ILIAS wird das Modell als Open WebUI dann in ein KI-Assistenten-Objekt durch Angabe des Modellnamens und des API Key des Nutzenden eingebunden und steht dann den Studierenden im jeweiligen Kurs zur Nutzung in ILIAS bereit.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützende Nutzung gemäß § 4 KI-Richtlinie.
Personenbezug	Regelmäßig nicht erforderlich. Personenbezogene Daten von Studierenden oder Dritten sollen nicht eingegeben werden.
Modellbeschränkung	Alle freigegebenen Modelle.
Urheberrecht	Es dürfen ausschließlich eigene oder rechtmäßig lizenzierte Inhalte verwendet werden. Gesetzliche Schrankenregelungen (z. B. § 60a UrhG) sind zu beachten. Generierte Inhalte sind auf mögliche urheberrechtliche Übernahmen zu prüfen.
Abstimmung erforderlich	Nein.

B. Forschung

B1 – Datenanalyse oder Metastudie ✅ Zulässig ⚠️ Bei besonderen personenbezogenen Daten

Beschreibung: Forschende nutzen OpenWebUI zur Analyse größerer Datensätze, zur Strukturierung von Literatursammlungen oder zur Identifikation von Mustern. Das System kann etwa Hypothesen generieren, Cluster vorschlagen oder Zusammenfassungen umfangreicher Studien erstellen. Die wissenschaftliche Bewertung und Validierung erfolgt durch die Forschenden selbst.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als Forschungswerkzeug gemäß § 3 KI-Richtlinie. Der KI-Einsatz ist transparent zu dokumentieren. Abstimmungsbedarf besteht bei der beabsichtigten Verarbeitung von besonderen personenbezogenen Daten.
Personenbezug	Erforderlich ist bei Personenbezug eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO, regelmäßig: Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Einwilligung) oder § 13 Abs. 1 LDSG. Bei besonderen personenbezogenen Daten: § 13 Abs. 1 LDSG oder Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO).
Modellbeschränkung	Bei besonderen personenbezogenen Daten bevorzugt lokal betriebene Modelle.
Urheberrecht	Lizenzbedingungen von Datenbanken und Verlagen sind zu beachten. Die urheber- sowie die lizenzrechtlichen Rahmenbedingungen der Anbieter von Datenbanken und Fachinformationen (z. B. E-Books oder digitalen Zeitschriften) müssen eingehalten werden.
Abstimmung erforderlich	⚠️ Ja, bei besonderen personenbezogenen Daten.

B2 – Erstellung von Programmcode und IDE-Einbindung ✅ Zulässig

Beschreibung: Open WebUI wird zur Unterstützung bei der Entwicklung, Kommentierung oder Optimierung von Programmcode eingesetzt. Dies kann insbesondere bei datenwissenschaftlichen Projekten oder Softwareentwicklungen im Forschungskontext erfolgen. Die Nutzung von spezialisierten Coding-Modellen (z. B. ufr/coding-complex und ufr/coding-fast) in Entwicklungsumgebungen kann durch die Nutzenden unter Angabe des Modellnamens und des persönlichen Open WebUI API Keys erfolgen.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug.
Personenbezug	Regelmäßig nicht erforderlich.
Modellbeschränkung	Freigegebene Modelle.
Urheberrecht	Open-Source-Lizenzbedingungen sind zu beachten. Generierter Code ist eigenständig zu prüfen.
Abstimmung erforderlich	Nein.

B3 – Zusammenfassen von wissenschaftlichen Texten und semantische Auswertung ✅ Zulässig

Beschreibung: OpenWebUI wird zur Unterstützung bei der Sichtung von wissenschaftlichen Artikeln genutzt, um die Relevanz eines Artikels bzw. Textes für eine bestimmte Aufgabenstellung zu prüfen. Dabei wird der Text mittels einer semantischen Analyse mit Hilfe eines LLMs in Open WebUI untersucht.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug.
Personenbezug	Regelmäßig nicht erforderlich.
Modellbeschränkung	Freigegebene Modelle.
Urheberrecht	Die urheber- sowie die lizenzrechtlichen Rahmenbedingungen der Anbieter von Datenbanken und Fachinformationen (z. B. E-Books oder digitalen Zeitschriften) müssen eingehalten werden.
Abstimmung erforderlich	Nein.

B4 – Erstellen von Antragstexten ✅ Zulässig

Beschreibung: Wissenschaftler laden Antragstexte mit vorläufigen Ergebnissen hoch, um entsprechend der Vorgaben aus der Förderausschreibung, von Konferenzveranstaltern oder Drittmittelgebern Abstracts oder ganze Texte anzupassen bzw. zielgerichtetes Feedback zu erhalten. Hierzu sollten die Wissenschaftler zunächst evaluieren, welches Modell für ihr Fachgebiet die besten Ergebnisse bietet und dieses dann als eigenes Modell mit einem Systemprompt angepasst auf die Aufgabenstellung selbst vorkonfigurieren.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug.
Personenbezug	Regelmäßig zulässig nach Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 12 LHG BW.
Modellbeschränkung	Es sollten vorzugsweise lokale Modelle verwendet werden.
Urheberrecht	Nicht relevant.
Abstimmung erforderlich	Nein.

B5 – Erstellen von Abbildungen und Infografiken ✅ Zulässig ⚠️ Bei Bilddaten von Personen

Beschreibung: Forschende nutzen ein Bilderzeugungs- bzw. Bildverarbeitungs-Modell (z. B. Stable Diffusion basierte Modelle), um eine Infografik für ein Poster oder für eine Präsentation zu generieren. Dies geschieht entweder durch einen Bilderstellungsprompt oder durch Hochladen eines zu verändernden Ausgangsbildes.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug, wenn keine personenbezogenen Bilddaten verarbeitet werden.
Personenbezug	Regelmäßig nicht erforderlich.
Modellbeschränkung	Es sind lokale Modelle zu nutzen.
Urheberrecht	Bildrechte und Lizenzierung des Ausgangsmaterials sind zu beachten. Soweit urheberrechtlich geschützte Bilder als Input verwendet werden, ist dies nur zulässig, soweit eine solche Verarbeitung lizenzvertraglich gestattet wurde bzw. urheberrechtlich zulässig ist. In Bezug auf den Output kann zwar nicht grundsätzlich ausgeschlossen werden, dass das Modell versehentlich urheberrechtlich geschützte Bilder ausgibt. Dieses Risiko scheint jedoch vertretbar.
Abstimmung erforderlich	⚠️ Ja, bei der Verarbeitung von Bilddaten von Personen ist eine Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten (DSB) notwendig.

B6 – Lokalisieren von Mustern auf Bildern und Beschreiben von Objekten ✅ Zulässig ⚠️ Bei personenbezogenen Bilddaten

Beschreibung: Forschende nutzen ein Bildverarbeitungs-Modell (z. B. Vision-fähiges Modell), um Objekte, Muster etc. zu erkennen und zu markieren. Dies kann z. B. durch Erstellen von Bounding Boxes um die auf die Suchanfrage passenden Objekte als Koordinatenliste ausgegeben werden. Beispielsweise sollen auf einem Foto alle Personen mit Sonnenbrillen gefunden werden oder es sollen alle Bäume in Luftaufnahmen markiert werden, die bestimmte Marker einer Erkrankung zeigen. Die gefundenen Objekte oder Bildbereiche können optional durch das LLM beschrieben und klassifiziert werden. Beispiel hierfür wäre das Anfertigen von Bildbeschreibungen von Abbildungen (z. B. Kupferstichen) in antiquarischen Buchbeständen, um die Darstellung wissenschaftlich zugänglich und semantisch auffindbar zu machen.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug.
Personenbezug	Verarbeitung von Abbildungen von Personen nur unter Wahrung der Persönlichkeitsrechte und bei Vorliegen einer Rechtsgrundlage (z. B. mit Einwilligung der Betroffenen).
Modellbeschränkung	Es sind lokale Modelle zu nutzen.
Urheberrecht	Bildrechte und Lizenzierung des Ausgangsmaterials sind zu beachten. Soweit urheberrechtlich geschützte Bilder als Input verwendet werden, ist dies nur zulässig, soweit eine solche Verarbeitung lizenzvertraglich gestattet wurde. In Bezug auf den Output kann zwar nicht grundsätzlich ausgeschlossen werden, dass das Modell versehentlich urheberrechtlich geschützte Bilder ausgibt. Dieses Risiko scheint jedoch vertretbar.
Abstimmung erforderlich	⚠️ Ja, bei der Verarbeitung von personenbezogenen Bilddaten ist eine Abstimmung mit dem DSB notwendig.

B7 – Transkribieren von Tonaufzeichnungen und Interviews ✅ Zulässig ⚠️ Bei Stimmaufnahmen von Dritten

Beschreibung: Forschende laden in Open WebUI eine Audiodatei mit gesprochenem Text bzw. einer Interviewaufzeichnung hoch und erhalten eine automatisiert erstellte Transkription des Gesprochenen, aktuell noch ohne Sprecher*innendiarisierung. Danach wird der transkribierte Text mit einem Modell entsprechend der Forschungsfragen aufbereitet, ausgewertet oder weiterverarbeitet. Die Wahrung und Klärung der Ethikrichtlinien im Zuge der KI-gestützten Verarbeitung von Interviewdaten obliegt den Forschenden selbst.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug.
Personenbezug	Verarbeitung von Stimmaufzeichnungen von Personen nur unter Wahrung der Persönlichkeitsrechte und mit Einwilligung der Betroffenen.
Modellbeschränkung	Es sind lokale Modelle zu nutzen.
Urheberrecht	Nutzungsrechte und Lizenzierung des Ausgangsmaterials sind zu beachten. Soweit urheberrechtlich geschützte Tonmaterialien als Input verwendet werden, ist dies nur zulässig, soweit eine solche Verarbeitung lizenzvertraglich gestattet wurde.
Abstimmung erforderlich	⚠️ Ja, bei der Verarbeitung von Stimmaufnahmen von Dritten.

C. Verwaltung

C1 – Übersetzungen mit kontrolliertem Vokabular ✅ Zulässig

Beschreibung: Die Abteilung HWKom muss regelmäßig schnell Übersetzungen von Webseitentexten erstellen. Hierfür erstellt sie eine Wissensdatenbank mit kontrolliertem Vokabular für die Übersetzung bestimmter Sachverhalte und kritische hochschulpolitische Themen. Sie erstellt dann ein eigenes Modell mit Hinweisen zur Gestaltung und zur Tonalität der Übersetzungen und bindet die Datenbank mit kontrolliertem Vokabular in die Chatfunktion ein, um die deutschsprachigen Originaltexte in die englische Übersetzung zu überführen.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug.
Personenbezug	Regelmäßig zulässig nach Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 12 LHG BW.
Modellbeschränkung	Freigegebene Modelle.
Urheberrecht	Urheberrechte des Ausgangstextmaterials sind zu beachten. Soweit urheberrechtlich geschützte Texte als Input verwendet werden, ist dies nur zulässig, soweit eine solche Verarbeitung lizenzvertraglich gestattet wurde.
Abstimmung erforderlich	Nein.

C2 – Beratungsbot für Projekte bzw. bestimmte Fachbereiche zur Einbindung in eine Homepage ✅ Zulässig ⚠️ Technische Abstimmung mit RZ

Beschreibung: Ein Fachbereich möchte einen Beratungsbot für die Beteiligten an einem Projekt erstellen, der ihnen dabei hilft, die Projektziele und Vorhaben methodisch und konzeptionell besser zu planen und umzusetzen. Dazu laden die Kolleg*innen eine Fülle von nützlichen Materialien und Ressourcen in eine Wissensdatenbank für den Chatbot hoch. Die Daten sind so aufbereitet, dass der Bot zielgerichtet sinnvolle methodische Hinweise und Vorschläge machen kann. Das eigens dafür konfigurierte Modell wird dann in Abstimmung mit dem KI-Team im Rechenzentrum über die API von OpenWebUI zur Verwendung auf der Homepage des Projektes in einer funktional passenden UI eingebettet, die hinter einer Login-Schranke mit IDM-Anbindung liegt.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug.
Personenbezug	Regelmäßig zulässig nach Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 12 LHG BW.
Modellbeschränkung	Freigegebene Modelle.
Urheberrecht	Urheberrechte des Ausgangsmaterials sind zu beachten. Soweit urheberrechtlich geschützte Texte als Input verwendet werden, ist dies nur zulässig, soweit eine solche Verarbeitung lizenzvertraglich gestattet wurde.
Abstimmung erforderlich	⚠️ Ja, technische Abstimmung mit dem RZ für die Einbettung in die Zielhomepage.

C3 – Formulieren von E-Mails ✅ Zulässig

Beschreibung: Open WebUI unterstützt bei der sprachlichen Erstellung oder Optimierung einzelner dienstlicher E-Mails, etwa zur Strukturierung komplexer Sachverhalte oder zur Formulierung von Texten.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützende Nutzung. 🔴 Nicht zulässig ist die automatisierte eigenständige Kommunikation ohne menschliche Kontrolle.
Personenbezug	Regelmäßig zulässig nach Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 12 LHG BW. Art. 22 DSGVO (automatisierte Entscheidung) ist zu beachten.
Modellbeschränkung	Es sind lokale Modelle zu nutzen.
Urheberrecht	Nicht relevant.
Abstimmung erforderlich	Grundsätzlich nein.

C4 – Redaktionelle Überarbeitung von Texten bzw. Protokollen ✅ Zulässig

Beschreibung: Open WebUI unterstützt bei der sprachlichen Erstellung und Verarbeitung von Texten. Die Nutzer*in übergibt eine Liste mit Stichpunkten bzw. einen fragmentarischen Text an Open WebUI. Aus diesem Input wird ein Text erstellt bzw. überarbeitet. Im Falle der Überarbeitung eines Protokolls einer Sitzung werden ggf. Namen von Sitzungsteilnehmer*innen verarbeitet. Die abschließende Prüfung und Bewertung der überarbeiteten Inhalte obliegt der handelnden Person.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützende Nutzung.
Personenbezug	Regelmäßig zulässig nach Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 12 LHG BW.
Modellbeschränkung	Es sind lokale Modelle zu nutzen.
Urheberrecht	Nicht relevant.
Abstimmung erforderlich	Grundsätzlich nein.

C4 – Analyse und Überarbeitung von Antragstexten (gilt analog für B/Forschung) ✅ Zulässig

Beschreibung: Personen, die aufgrund ihrer Tätigkeit Zugang zu Antragstexten haben (z. B. Mitarbeitende von FRS, GDaPE, CDF und ZFT), laden einen oder mehrere solcher Texte ggf. zusammen mit Förderbedingungen in ein existierendes Modell und stellen diesem in der Folge Fragen dazu und lassen sich Verbesserungsvorschläge und strategische Hinweise ausgeben.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug.
Personenbezug	Regelmäßig zulässig nach Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 12 LHG BW.
Modellbeschränkung	Es sollten vorzugsweise lokale Modelle verwendet werden.
Urheberrecht	Nicht relevant.
Abstimmung erforderlich	Nein.

C5 – Erstellung von Prozess- und Projektplänen und Timelines ✅ Zulässig

Beschreibung: Personen, die zur Optimierung eines Prozesses im ersten Schritt Ziele, geplante Ergebnisse und rechtliche Vorgaben eingeben, um einen Prozessablauf erstellt zu bekommen oder zu optimieren. Als Hintergrunddaten könnten bspw. bewilligte Projektanträge oder bestehende Projektpläne hochgeladen werden. Im zweiten Schritt können dann mit abgesteckten Rahmenbedingungen entsprechende Projektpläne erstellt werden. Die Modelle können diese Pläne dann als textuell beschriebene GANTT-Diagramme oder Mind Maps (z. B. in Form der Mermaid-Syntax) ausgeben.

Eine sehr ähnliche Anwendung wäre die Zusammenstellung chronologischer Abläufe aus internen E-Mails oder Dokumenten, etwa zur Aufbereitung komplexer Verwaltungsvorgänge. Das System kann hierbei unterstützen, indem es Dokumente strukturiert und zeitlich einordnet.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug.
Personenbezug	Regelmäßig zulässig nach Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 12 LHG BW.
Modellbeschränkung	Es sollten vorzugsweise lokale Modelle verwendet werden.
Urheberrecht	Nicht relevant.
Abstimmung erforderlich	Nein.

C6 – Optimierung von Konzepten, Texten ✅ Zulässig

Beschreibung: Personen, die bei der Erstellung von Konzeptpapieren, Texten und Berichten die Rahmenbedingungen und Stichpunkte eingeben und darauf basierend Vorschläge erarbeiten lassen und/oder grundsätzlich Verbesserungsvorschläge anfragen.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug.
Personenbezug	Regelmäßig nicht erforderlich.
Modellbeschränkung	Alle freigegebenen Modelle.
Urheberrecht	Nicht relevant.
Abstimmung erforderlich	Nein.

C7 – Erstellen oder Bearbeiten von Grußworten ✅ Zulässig

Beschreibung: Referent*innen bearbeiten oder erstellen auf Basis von Vorlagen oder Stichpunkten Grußworte für ihre Vorgesetzten auf Deutsch und Englisch. Hierfür werden Word-Dateien oder Listen in Open WebUI hochgeladen und ggf. zu Skills verarbeitet, um die Eigenheiten und besonderen Bedürfnisse, Stil und Sprechweisen des jeweiligen Vorgesetzten einzubeziehen.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug.
Personenbezug	Regelmäßig nicht erforderlich.
Modellbeschränkung	Alle freigegebenen Modelle.
Urheberrecht	Nicht relevant.
Abstimmung erforderlich	Nein.

C8 – Ansprechpartner und organisationale Auskunft ✅ Zulässig

Beschreibung: Ein Modell in Open WebUI wird mit jeweils dem aktuellen GVP und ggf. weiteren, kuratierten Informationen gefüttert und kann Auskunft zu den richtigen Ansprechpersonen, z. B. E-Mail und Telefonnummer, geben.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug.
Personenbezug	Regelmäßig zulässig nach Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 12 LHG BW.
Modellbeschränkung	Alle freigegebenen Modelle, vorzugsweise jedoch lokale Modelle.
Urheberrecht	Nicht relevant.
Abstimmung erforderlich	Nein.

C9 – Datenauswertung ✅ Zulässig

Beschreibung: Eine Referent*in soll eine Datenauswertung erstellen (bspw. welchen Rang die Universität Freiburg in Europa bei der Vergabe von ERC-Grants hat). Datengrundlage sind beispielsweise unübersichtliche Excel-Dokumente und Tabellen. Ein speziell per Systemprompt konfiguriertes Modell bereitet diese Daten auf, wertet die Daten aus und erstellt in einem dialogischen Prozess mit Hilfe einer gewünschten Methode (ggf. Auswahl eines geeigneten Skills) eine strukturierte Analyse.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug.
Personenbezug	Regelmäßig nicht erforderlich.
Modellbeschränkung	Alle freigegebenen Modelle.
Urheberrecht	Nicht relevant.
Abstimmung erforderlich	Nein.

C10 – Gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Modellen und Skills ✅ Zulässig ⚠️ Einrichtung über RZ

Beschreibung: Eine Gruppe von Mitarbeiter*innen einer Fachabteilung bzw. eines Lehrstuhls hat auf Antrag eine Arbeitsgruppe auf Open WebUI durch das Rechenzentrum erstellt bekommen. Dort werden eine gemeinsam genutzte Datenbasis im Arbeitsbereich „Wissen" und gemeinsam konfigurierte „Modelle" angelegt und für die Gruppenmitglieder zur Nutzung freigegeben. Des Weiteren können im Rahmen der Gruppe auch fachspezifische Skills erarbeitet und für die Gruppe geteilt werden. Eine systemweite Freigabe aus der Gruppe heraus ist nicht möglich. Der Zugang bzw. Zugriff auf die geteilten Wissensbasen und Modelle erfolgt ausschließlich über die definierte Nutzergruppe.

Zulässigkeit	✅ Zulässig als unterstützendes Werkzeug.
Personenbezug	Regelmäßig zulässig nach Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 12 LHG BW.
Modellbeschränkung	Alle freigegebenen Modelle.
Urheberrecht	Urheberrechte des Ausgangsmaterials sind zu beachten. Soweit urheberrechtlich geschützte Texte als Input verwendet werden, ist dies nur zulässig, soweit eine solche Verarbeitung lizenzvertraglich gestattet wurde.
Abstimmung erforderlich	⚠️ Ja, die Einrichtung von Gruppen erfolgt auf Anfrage und nach Abstimmung durch das RZ.

Stand: 02.07.2026
Diese Anlage wird als fortschreibbares Dokument geführt. Die Fortschreibung erfolgt durch die KI-Kommission. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten sowie den Informationssicherheitsbeauftragten der Universität.

Usage Scenarios Open WebUI – Annex 1

Version: 02.07.2026

This annex concretizes the permitted standard applications of the AI system Open WebUI provided by the University of Freiburg in teaching, research, and administration. It serves the legally sound classification of typical usage scenarios and is intended to provide users with comprehensible guidance.

The listed scenarios are not exhaustive. Other use cases are permitted, provided they comply with the terms of use of Open WebUI, the AI Directive of the University of Freiburg, and the relevant legal requirements (in particular GDPR, LDSG BW, LHG BW, AI Regulation) and do not constitute an increased risk case.

In case of uncertainty, consultation with the responsible AI contact person in accordance with § 9 para. 3 of the AI Directive is required.

Legend

✅ Permitted

⚠️ Only after prior consultation

🔴 Not permitted

Overview

A. Teaching

✅ A1 – Creating a teaching concept
✅⚠️ A2 – Student learning projects
✅🔴 A3 – Generating exam or practice questions
✅ A4 – Creating a material-based chatbot

B. Research

✅⚠️ B1 – Data analysis or meta-study
✅ B2 – Code generation and IDE integration
✅ B3 – Summarizing scientific texts and semantic analysis
✅ B4 – Drafting proposal texts
✅⚠️ B5 – Creating illustrations and infographics
✅⚠️ B6 – Locating patterns in images and describing objects
✅⚠️ B7 – Transcribing audio recordings

C. Administration

✅ C1 – Translations with controlled vocabulary
✅⚠️ C2 – Advisory bot for projects or departments
✅ C3 – Drafting emails
✅ C4 – Editorial revision of texts or minutes
✅ C4 – Analysis and revision of proposal texts
✅ C5 – Creating process and project plans and timelines
✅ C6 – Optimizing concepts and texts
✅ C7 – Creating or editing welcoming addresses
✅ C8 – Contact persons and organizational information
✅ C9 – Data analysis
✅⚠️ C10 – Shared use of documents, models, and skills

A. Teaching

A1 – Creating a Teaching Concept ✅ Permitted

Description: Instructors use OpenWebUI for didactic support in planning, structuring, and further developing courses. This includes in particular the development of learning objectives, seminar and lecture plans, discussion questions, case studies, exercise formats, or didactic concepts. The AI system can help structure content, suggest alternative teaching approaches, or linguistically optimize existing materials. The professional evaluation, selection, and final design always remain with the instructor.

Permissibility	✅ Permitted as supportive use in accordance with § 4 AI Directive.
Personal data	Usually not required. Personal data of students or third parties should not be entered.
Model restriction	All models approved by the University of Freiburg.
Copyright	Only own or lawfully licensed content may be used. Statutory limitations (e.g., § 60a UrhG) must be observed. Generated content must be checked for possible copyright infringements.
Consultation required	No.

A2 – Student Learning Projects (e.g., Analysis of Linguistic or Social Science Data) ✅ Permitted ⚠️ With special personal data

Description: Students use OpenWebUI within courses to analyze provided datasets. This may include evaluating linguistic structures, content categorization of texts, pattern recognition in interview transcripts, or exploratory analysis of smaller datasets. The LLMs in OpenWebUI serve as a methodological tool to support the learning process. The scientific assessment and interpretation are carried out by the students themselves.

Permissibility	✅ Permitted Generally permitted within the course.
Personal data	If personal data is processed, a legal basis under Art. 6 para. 1 GDPR is required, e.g.: Art. 6 para. 1 a) GDPR (consent) or § 13 para. 1 LDSG. For special categories of personal data (data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, as well as processing of genetic data, biometric data for unique identification, health data, or data concerning sex life or sexual orientation), additionally Art. 9 para. 2 a) GDPR or § 13 para. 1 LDSG.
Model restriction	For personal data, locally operated models should be preferred.
Copyright	Datasets may only be processed if corresponding usage rights exist or use is legally permissible.
Consultation required	⚠️ Yes, for special personal data.

A3 – Generating Exam or Practice Questions ✅ Permitted (question generation) 🔴 Not permitted (automated grading)

Description: Instructors use OpenWebUI to develop task descriptions, case scenarios, or multiple-choice questions. The system can be used for idea generation, structuring, or linguistic revision. The final selection and professional review is carried out by the instructor.

Permissibility	✅ Permitted for exam preparation. 🔴 Not permitted is the subsequent automated grading or assessment of examination performance (§ 5 AI Directive; Art. 22 GDPR).
Personal data	Not required for pure question generation.
Model restriction	Approved models.
Copyright	Questions must be checked for possible adoption of protected content.
Consultation required	No (for pure question generation in compliance with copyright and licensing requirements).

A4 – Creating a Material-Based Chatbot ✅ Permitted

Description: Instructors use Open WebUI for didactic support in conducting courses by configuring their own models and knowledge bases and integrating them into ILIAS via the instructor's Open WebUI API key. This includes in particular the development of material-based chatbots (RAG). The instructor uploads background materials such as scientific texts, a script, or lecture slides into a knowledge base in Open WebUI and configures a model with the knowledge base and a system prompt. In ILIAS, the model is then integrated as an Open WebUI AI assistant object by specifying the model name and the user's API key, and is made available to students in the respective course for use in ILIAS.

Permissibility	✅ Permitted as supportive use in accordance with § 4 AI Directive.
Personal data	Usually not required. Personal data of students or third parties should not be entered.
Model restriction	All approved models.
Copyright	Only own or lawfully licensed content may be used. Statutory limitations (e.g., § 60a UrhG) must be observed. Generated content must be checked for possible copyright infringements.
Consultation required	No.

B. Research

B1 – Data Analysis or Meta-Study ✅ Permitted ⚠️ With special personal data

Description: Researchers use OpenWebUI to analyze larger datasets, structure literature collections, or identify patterns. The system can, for example, generate hypotheses, suggest clusters, or create summaries of extensive studies. The scientific evaluation and validation are carried out by the researchers themselves.

Permissibility	✅ Permitted as a research tool in accordance with § 3 AI Directive. The use of AI must be documented transparently. Consultation is required when processing special personal data is intended.
Personal data	If personal data is involved, a legal basis under Art. 6 para. 1 GDPR is required, usually: Art. 6 para. 1 a) GDPR (consent) or § 13 para. 1 LDSG. For special personal data: § 13 para. 1 LDSG or Consent (Art. 9 para. 2 a) GDPR).
Model restriction	For special personal data, locally operated models are preferred.
Copyright	License terms of databases and publishers must be observed. The copyright and licensing conditions of providers of databases and specialist information (e.g., e-books or digital journals) must be complied with.
Consultation required	⚠️ Yes, for special personal data.

B2 – Code Generation and IDE Integration ✅ Permitted

Description: Open WebUI is used to support the development, commenting, or optimization of program code. This can occur in particular in data science projects or software development in a research context. The use of specialized coding models (e.g., ufr/coding-complex and ufr/coding-fast) in development environments can be done by users specifying the model name and their personal Open WebUI API key.

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool.
Personal data	Usually not required.
Model restriction	Approved models.
Copyright	Open source license terms must be observed. Generated code must be independently reviewed.
Consultation required	No.

B3 – Summarizing Scientific Texts and Semantic Analysis ✅ Permitted

Description: OpenWebUI is used to support the review of scientific articles to assess the relevance of an article or text for a specific task. The text is examined using semantic analysis with the help of an LLM in Open WebUI.

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool.
Personal data	Usually not required.
Model restriction	Approved models.
Copyright	The copyright and licensing conditions of providers of databases and specialist information (e.g., e-books or digital journals) must be complied with.
Consultation required	No.

B4 – Drafting Proposal Texts ✅ Permitted

Description: Researchers upload proposal texts with preliminary results to adapt abstracts or entire texts according to the requirements of the funding announcement, conference organizers, or third-party funders, or to receive targeted feedback. For this purpose, researchers should first evaluate which model provides the best results for their field and then pre-configure it as their own model with a system prompt adapted to the task.

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool.
Personal data	Usually permitted under Art. 6 para. 1 e) GDPR in conjunction with § 12 LHG BW.
Model restriction	Local models should preferably be used.
Copyright	Not relevant.
Consultation required	No.

B5 – Creating Illustrations and Infographics ✅ Permitted ⚠️ With image data of persons

Description: Researchers use an image generation or image processing model (e.g., Stable Diffusion-based models) to generate an infographic for a poster or presentation. This is done either through an image generation prompt or by uploading an source image to be modified.

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool, provided no personal image data is processed.
Personal data	Usually not required.
Model restriction	Local models must be used.
Copyright	Image rights and licensing of the source material must be observed. If copyright-protected images are used as input, this is only permissible if such processing is permitted by license or is legally permissible. Regarding the output, it cannot be fundamentally ruled out that the model may accidentally output copyright-protected images. However, this risk appears acceptable.
Consultation required	⚠️ Yes, consultation with the Data Protection Officer (DSB) is necessary when processing image data of persons.

B6 – Locating Patterns in Images and Describing Objects ✅ Permitted ⚠️ With personal image data

Description: Researchers use an image processing model (e.g., vision-capable model) to recognize and mark objects, patterns, etc. This can be output, for example, by creating bounding boxes around objects matching the search query as a coordinate list. For example, all people wearing sunglasses in a photo should be found, or all trees in aerial photographs showing certain markers of a disease should be marked. The found objects or image areas can optionally be described and classified by the LLM. An example would be creating image descriptions of illustrations (e.g., copperplate engravings) in antiquarian book collections to make the representation scientifically accessible and semantically findable.

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool.
Personal data	Processing of images of persons only while respecting personality rights and with a legal basis (e.g., with consent of the data subjects).
Model restriction	Local models must be used.
Copyright	Image rights and licensing of the source material must be observed. If copyright-protected images are used as input, this is only permissible if such processing is permitted by license. Regarding the output, it cannot be fundamentally ruled out that the model may accidentally output copyright-protected images. However, this risk appears acceptable.
Consultation required	⚠️ Yes, consultation with the DSB is necessary when processing personal image data.

B7 – Transcribing Audio Recordings and Interviews ✅ Permitted ⚠️ With voice recordings of third parties

Description: Researchers upload an audio file with spoken text or an interview recording to Open WebUI and receive an automatically generated transcription of the spoken content, currently without speaker diarization. The transcribed text is then processed, analyzed, or further processed with a model according to the research questions. Compliance with and clarification of ethics guidelines in the course of AI-supported processing of interview data is the responsibility of the researchers.

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool.
Personal data	Processing of voice recordings of persons only while respecting personality rights and with consent of the data subjects.
Model restriction	Local models must be used.
Copyright	Usage rights and licensing of the source material must be observed. If copyright-protected audio materials are used as input, this is only permissible if such processing is permitted by license.
Consultation required	⚠️ Yes, for processing voice recordings of third parties.

C. Administration

C1 – Translations with Controlled Vocabulary ✅ Permitted

Description: The HWKom department regularly needs to quickly create translations of website texts. For this purpose, it creates a knowledge database with controlled vocabulary for translating certain issues and critical higher education policy topics. It then creates its own model with guidelines on the design and tone of the translations and integrates the database with controlled vocabulary into the chat function to convert the German original texts into English translations.

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool.
Personal data	Usually permitted under Art. 6 para. 1 e) GDPR in conjunction with § 12 LHG BW.
Model restriction	Approved models.
Copyright	Copyright of the source text material must be observed. If copyright-protected texts are used as input, this is only permissible if such processing is permitted by license.
Consultation required	No.

C2 – Advisory Bot for Projects or Departments for Website Integration ✅ Permitted ⚠️ Technical consultation with RZ

Description: A department wishes to create an advisory bot for project participants to help them plan and implement project goals and initiatives methodically and conceptually. To this end, colleagues upload a wealth of useful materials and resources into a knowledge database for the chatbot. The data is prepared so that the bot can provide targeted, meaningful methodological guidance and suggestions. The specially configured model is then embedded, in consultation with the AI team at the Computing Center, via the OpenWebUI API for use on the project's website in a functionally suitable UI that is behind a login barrier with IDM integration.

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool.
Personal data	Usually permitted under Art. 6 para. 1 e) GDPR in conjunction with § 12 LHG BW.
Model restriction	Approved models.
Copyright	Copyright of the source material must be observed. If copyright-protected texts are used as input, this is only permissible if such processing is permitted by license.
Consultation required	⚠️ Yes, technical consultation with the RZ for embedding in the target website.

C3 – Drafting Emails ✅ Permitted

Description: Open WebUI supports the linguistic creation or optimization of individual official emails, for example to structure complex issues or formulate texts.

Permissibility	✅ Permitted as supportive use. 🔴 Not permitted is automated independent communication without human control.
Personal data	Usually permitted under Art. 6 para. 1 e) GDPR in conjunction with § 12 LHG BW. Art. 22 GDPR (automated decision-making) must be observed.
Model restriction	Local models must be used.
Copyright	Not relevant.
Consultation required	Generally no.

C4 – Editorial Revision of Texts or Minutes ✅ Permitted

Description: Open WebUI supports the linguistic creation and processing of texts. The user provides a list of bullet points or a fragmentary text to Open WebUI. A text is created or revised from this input. In the case of revising minutes of a meeting, names of meeting participants may be processed. The final review and evaluation of the revised content is the responsibility of the acting person.

Permissibility	✅ Permitted as supportive use.
Personal data	Usually permitted under Art. 6 para. 1 e) GDPR in conjunction with § 12 LHG BW.
Model restriction	Local models must be used.
Copyright	Not relevant.
Consultation required	Generally no.

C4 – Analysis and Revision of Proposal Texts (applies analogously to B/Research) ✅ Permitted

Description: Persons who have access to proposal texts due to their role (e.g., staff of FRS, GDaPE, CDF, and ZFT) upload one or more such texts, possibly together with funding conditions, into an existing model and subsequently ask questions about them and receive improvement suggestions and strategic advice.

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool.
Personal data	Usually permitted under Art. 6 para. 1 e) GDPR in conjunction with § 12 LHG BW.
Model restriction	Local models should preferably be used.
Copyright	Not relevant.
Consultation required	No.

C5 – Creating Process and Project Plans and Timelines ✅ Permitted

Description: Persons who, to optimize a process, first enter goals, planned results, and legal requirements to have a process flow created or optimized. As background data, for example, approved project proposals or existing project plans could be uploaded. In a second step, corresponding project plans can then be created with the defined framework conditions. The models can then output these plans as textually described GANTT diagrams or mind maps (e.g., in Mermaid syntax).

A very similar application would be compiling chronological sequences from internal emails or documents, for example to prepare complex administrative processes. The system can support this by structuring and chronologically ordering documents.

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool.
Personal data	Usually permitted under Art. 6 para. 1 e) GDPR in conjunction with § 12 LHG BW.
Model restriction	Local models should preferably be used.
Copyright	Not relevant.
Consultation required	No.

C6 – Optimizing Concepts and Texts ✅ Permitted

Description: Persons who enter the framework conditions and key points when creating concept papers, texts, and reports and have proposals developed based on these and/or generally request improvement suggestions.

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool.
Personal data	Usually not required.
Model restriction	All approved models.
Copyright	Not relevant.
Consultation required	No.

C7 – Creating or Editing Welcoming Addresses ✅ Permitted

Description: Speechwriters edit or create welcoming addresses for their superiors in German and English based on templates or key points. Word files or lists are uploaded to Open WebUI and, if necessary, processed into skills to incorporate the characteristics and special needs, style, and manner of speaking of the respective superior.

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool.
Personal data	Usually not required.
Model restriction	All approved models.
Copyright	Not relevant.
Consultation required	No.

C8 – Contact Persons and Organizational Information ✅ Permitted

Description: A model in Open WebUI is fed with the current GVP and, if applicable, additional curated information, and can provide information about the correct contact persons, e.g., email and phone number.

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool.
Personal data	Usually permitted under Art. 6 para. 1 e) GDPR in conjunction with § 12 LHG BW.
Model restriction	All approved models, preferably local models.
Copyright	Not relevant.
Consultation required	No.

C9 – Data Analysis ✅ Permitted

Description: A staff member is to create a data analysis (e.g., what rank the University of Freiburg holds in Europe in the award of ERC Grants). The data basis is, for example, confusing Excel documents and tables. A model specially configured with a system prompt prepares this data, evaluates it, and creates a structured analysis in a dialogical process using a desired method (if applicable, selecting a suitable skill).

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool.
Personal data	Usually not required.
Model restriction	All approved models.
Copyright	Not relevant.
Consultation required	No.

C10 – Shared Use of Documents, Models, and Skills ✅ Permitted ⚠️ Setup via RZ

Description: A group of staff members from a department or chair has had a working group created in Open WebUI by the Computing Center upon request. There, a shared database in the "Knowledge" work area and jointly configured "Models" are created and made available for use by group members. Furthermore, subject-specific skills can be developed and shared within the group. System-wide sharing from within the group is not possible. Access to the shared knowledge bases and models is exclusively through the defined user group.

Permissibility	✅ Permitted as a supportive tool.
Personal data	Usually permitted under Art. 6 para. 1 e) GDPR in conjunction with § 12 LHG BW.
Model restriction	All approved models.
Copyright	Copyright of the source material must be observed. If copyright-protected texts are used as input, this is only permissible if such processing is permitted by license.
Consultation required	⚠️ Yes, the creation of groups is done upon request and after consultation with the RZ.

Version: 02.07.2026
This annex is maintained as a continuously updated document. Updates are carried out by the AI Commission. Changes and additions require approval by the Data Protection Officer and the Information Security Officer of the university.