Nutzungsbedingungen von OpenWebUI zum Einsatz generativer KI-Systeme an der Universität Freiburg
Diese Nutzungsbedingungen regeln die zulässige Verwendung des Tools Open WebUI sowie der über dieses Tool angebundenen lokalen und externen KI-Modelle. Ziel ist es, einen rechtssicheren, verantwortungsvollen und nachhaltigen Einsatz von KI-Systemen an der UFR zu gewährleisten. Die Nutzungsbedingungen konkretisieren die „Richtlinie zur Nutzung und zum Betrieb von KI-Systemen der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg" (KI-Richtlinie*) für das konkrete System Open WebUI. Die KI-Richtlinie bleibt unberührt und geht im Falle von Widersprüchen vor.
Open WebUI ist ein unterstützendes Arbeitswerkzeug. Es ersetzt keine fachliche, rechtliche oder organisatorische Entscheidung und ist nicht als autonomes Fachverfahren oder agentisches System konzipiert. Alle Nutzenden sind verpflichtet, die genannten Bestimmungen und Hinweise zu befolgen, um einen rechtssicheren und ethisch vertretbaren Einsatz von Open WebUI zu gewährleisten.
* Die KI-Richtlinie ist derzeit (Stand Juli 2026) im Gremienlauf der Universität und tritt nach deren Veröffentlichung in Kraft.
I. Verpflichtende KI-Schulung
Vor der erstmaligen Benutzung von Open WebUI ist es für alle Nutzenden verpflichtend, die auf der Lernplattform ILIAS bereitgestellte Schulung „Basisschulung KI: Verstehen und Anwenden von generativer Künstlicher Intelligenz (KI)" zu absolvieren.
Die Schulung dient dem Erwerb der erforderlichen KI-Kompetenz im Sinne der KI-Richtlinie. Weitergehende Schulungsanforderungen richten sich nach der KI-Richtlinie.
II. Grundsätze der Nutzung von OpenWebUI
Die vorliegenden Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des von der UFR bereitgestellten Tools Open WebUI, insbesondere den Umgang mit Ein- und Ausgaben (Input und Output). Unter Input sind sämtliche Eingaben der Nutzenden zu verstehen, etwa Texte, Dokumente, Tabellen, Bilder oder Sprachaufnahmen. Als Output gelten die von den angebundenen KI-Modellen erzeugten Ergebnisse.
Die Verantwortung für eingegebene Inhalte sowie für die Verwendung der erzeugten Ergebnisse liegt bei der nutzenden Person. Ergebnisse sind eigenständig auf sachliche Richtigkeit, Vollständigkeit, rechtliche Zulässigkeit und mögliche Diskriminierungswirkungen zu prüfen. Generative KI kann fehlerhafte oder verzerrte Inhalte erzeugen (Halluzinationen). Ergebnisse dürfen nicht ungeprüft übernommen oder als alleinige Entscheidungsgrundlage verwendet werden.
Die Nutzung von Open WebUI ist grundsätzlich zulässig, sofern die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere Datenschutz-, Urheber- und Hochschulrecht, sowie die Bestimmungen der KI-Richtlinie der UFR eingehalten werden und keine verbotenen KI-Praktiken im Sinne der KI-VO vorliegen. Die in Anlage 1 dokumentierten Nutzungsszenarien stellen geprüfte und freigegebene Standardanwendungen dar. Sie dienen der Orientierung und konkretisieren typische Einsatzfälle in Forschung, Studium & Lehre und Verwaltung.
Eine kurze Übersicht über die wichtigsten Regeln zur Nutzung („Was darf ich, was darf ich nicht") finden Sie zudem in den Nutzungsszenarien (Anlage 1) und im Kurzleitfaden (Anlage 2).
Andere Anwendungsfälle sind ebenfalls ohne gesonderte Freigabe zulässig, wenn sie den rechtlichen Anforderungen entsprechen und kein erhöhtes Risiko im Sinne dieser Nutzungsbedingungen begründen. Im Zweifel ist vorab eine Abstimmung mit der zuständigen KI-Ansprechperson gemäß § 9 Abs. 3 KI-Richtlinie erforderlich.
Anwendungsfälle mit erhöhtem Risiko
Ein Anwendungsfall mit erhöhtem Risiko liegt insbesondere vor, wenn
- besondere personenbezogene Daten gemäß Art. 9 DSGVO verarbeitet werden sollen,
- sensible Verwaltungs-, Personal- oder Bewerbungsdaten betroffen sind,
- eine dauerhafte technische Integration oder Automatisierung (z. B. API-basierte Weiterverarbeitung) geplant ist,
- eine Nutzung im Kontext von Zulassungs-, Prüfungs- oder Personalentscheidungen erfolgt oder
- Bilddaten verarbeitet werden, auf denen Personen abgebildet sind.
In diesen Fällen ist vor der Nutzung eine Freigabe durch die zuständige Organisationseinheit unter Einbindung der KI-Ansprechperson sowie bei Verarbeitung personenbezogener Daten zusätzlich unter Beteiligung des Datenschutzbeauftragten erforderlich.
⚠️ Open WebUI bzw. die bereitgestellten KI-Modelle dürfen nicht zur Überwachung oder Analyse des Verhaltens oder der Leistung von Beschäftigten oder Studierenden eingesetzt werden.
III. Nutzung von Open WebUI in Forschung, Studium & Lehre sowie Verwaltung
Die Nutzung von Open WebUI richtet sich nach dem jeweiligen Tätigkeitsbereich innerhalb der Universität. Maßgeblich sind die §§ 3 bis 6 der KI-Richtlinie.
1. Forschung
Der Einsatz von Open WebUI als Forschungswerkzeug ist grundsätzlich zulässig. Dies umfasst insbesondere:
- Literatur- und Datenanalysen,
- Auswertungen,
- Unterstützung bei Antragstexten,
- Erstellung von Programmcode,
- Erstellung von Abbildungen.
Weitere zulässige Nutzungsszenarien ergeben sich aus Anlage 1. § 3 der KI-Richtlinie und die KI-Policy der UFR sind zu beachten.
Eine gesonderte Freigabe einzelner Forschungsszenarien ist grundsätzlich nicht erforderlich, sofern keine besonderen Risiken bestehen. Eine Abstimmung ist jedoch angezeigt, wenn
- besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden sollen,
- umfangreiche sensible Forschungsdaten betroffen sind,
- eine Integration in automatisierte Prozesse geplant ist.
2. Studium und Lehre
Der Einsatz von Open WebUI in Studium und Lehre ist unter Beachtung von §§ 4, 5 der KI-Richtlinie zulässig. Konkrete zulässige Nutzungsszenarien sind in Anlage 1 geregelt.
Eine automatisierte Bewertung von Prüfungsleistungen und die Analyse von Studierendenverhalten sind unzulässig. Prüfungsentscheidungen sind stets von einer verantwortlichen natürlichen Person zu treffen.
3. Verwaltung
In der zentralen und dezentralen Hochschulverwaltung darf Open WebUI im Rahmen von § 6 der KI-Richtlinie unterstützend eingesetzt werden. Zulässig ist insbesondere die Nutzung zur:
- Erstellung, Überarbeitung oder Übersetzen von Texten,
- Strukturierung von Informationen,
- Analyse von Dokumenten,
- Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Anträgen und Konzeptpapieren,
- Formulieren von E-Mails,
- Erstellung von materialiengestützten Chatbots,
sowie den in Anlage 1 geregelten Nutzungsszenarien.
Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung sind stets von einer menschlichen Instanz zu prüfen und abschließend zu verantworten (vgl. § 6 Abs. 3 KI-Richtlinie).
IV. Verarbeitung personenbezogener und vertraulicher Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Open WebUI richtet sich darüber hinaus nach § 7 der KI-Richtlinie sowie den datenschutzrechtlichen Vorschriften. Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn hierfür eine rechtliche Grundlage besteht und die Verarbeitung auf das erforderliche Maß beschränkt ist. Eine Eingabe im Rahmen der in Anlage 1 geregelten Nutzungsszenarien ist grundsätzlich zulässig.
Bei Anwendungsfällen mit erhöhtem Risiko ist die Nutzung in geeigneter Weise zu dokumentieren. Die Dokumentation erfolgt über die jeweils zuständige Organisationseinheit unter Einbindung der KI-Ansprechperson. Informationen zu internen Prozessen, Strategien, Finanz- und Personalangelegenheiten, IT-Sicherheitskonzepten oder vertraglich geschützten Inhalten dürfen nur verarbeitet werden, wenn dies dienstlich erforderlich und rechtlich zulässig ist.
V. Hochladen von Dokumenten und Wissensdatenbanken (RAG)
Das Hochladen von Dokumenten zur Konfiguration eigener Wissensdatenbanken (Retrieval Augmented Generation – RAG) ist zulässig, wenn die verwendeten Datenquellen rechtmäßig genutzt werden dürfen.
Hochgeladene Dateien werden technisch verarbeitet und in einer Vektordatenbank gespeichert. Eine automatische Aktualisierung erfolgt nicht. Die Nutzenden sind für die Aktualität und Rechtmäßigkeit der hinterlegten Inhalte verantwortlich. Eine bereichsübergreifende Freigabe von Wissensdatenbanken darf nur erfolgen, wenn hierfür eine rechtliche Grundlage besteht.
VI. Einsatz externer KI-Modelle, API-Nutzung und Nutzungsvolumen
In Open WebUI stehen Ihnen mehrere Large Language Models (LLMs), unter anderem von OpenAI (ChatGPT) oder mistralAI, über eine API zur Verfügung. Eingaben an Drittanbieter werden gemäß deren Richtlinien verarbeitet und zumindest temporär gespeichert. Ihre Eingaben werden nicht als Trainingsdaten verwendet. In Open WebUI eingegebene Chat-Inhalte gehen nicht als Trainingsdaten in die LLMs der Drittanbieter ein. Die Nutzung von Open WebUI ist auf die von der UFR freigegebenen Modelle beschränkt. Für bestimmte Anwendungsfälle können weitere Modellbeschränkungen gelten. Maßgeblich sind die Vorgaben in Anlage 1.
Die Nutzung der API von Open WebUI ist nur im Rahmen freigegebener Projekte, zu Studien- oder Lehrzwecken oder im Rahmen einer persönlichen dienstlichen Nutzung (Beispiel Programmierumgebungen) und unter Beachtung der IT-Sicherheitsvorgaben zulässig. Eine nicht freigegebene Anbindung von Diensten, die eine nachhaltige Abhängigkeit oder eine hohe automatisierte Nutzungslast erzeugen (z. B. Batchverarbeitung), sind nicht zulässig. Wenden Sie sich zur Abklärung bitte an ki@rz.uni-freiburg.de.
Nutzungsvolumen
Zur Gewährleistung eines fairen und ressourcenschonenden Betriebs kann für die Nutzung von Open WebUI ein tägliches Nutzungsvolumen festgelegt werden. Dieses kann sich insbesondere auf die Anzahl der Anfragen, das verarbeitete Token-Volumen oder ein monetäres Nutzungsäquivalent beziehen. Wird das festgelegte Tageslimit erreicht, erscheint folgende Meldung: „Sie haben Ihr aktuelles Tageslimit an Anfragen erreicht. Sollten Sie für ein Forschungsvorhaben oder aus einem anderen Grund Bedarf an erhöhter Nutzung haben, wenden Sie sich bitte an ki@rz.uni-freiburg.de." Eine Anpassung des individuellen Nutzungsvolumens ist auf begründeten Antrag möglich. Die Entscheidung hierüber erfolgt im Rahmen der verfügbaren technischen und finanziellen Ressourcen.
VII. Dokumentation von Nutzungsszenarien (Anlage 1)
Die konkret geprüften und freigegebenen Nutzungsszenarien von Open WebUI sind in Anlage 1 dokumentiert. Anlage 1 wird als fortschreibbares Dokument geführt. Die Fortschreibung erfolgt durch die KI-Kommission. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten sowie den Informationssicherheitsbeauftragten der Universität.
Aktualisierungen werden in Open WebUI bekanntgegeben und gelten ab dem Zeitpunkt der Bekanntgabe als verbindlich.
VIII. Hinweise zur Nachhaltigkeit
Nutzer sollten sich vergegenwärtigen, dass die Bereitstellung und Nutzung generativer KI-Modelle mit einem hohen Energieverbrauch verbunden ist. Anfragen sollten nur erfolgen, wenn dies erforderlich ist.
IX. Ansprechstelle
Bei Fragen zur Nutzung von Open WebUI steht Ihnen folgende Ansprechstelle zur Verfügung: ki@rz.uni-freiburg.de.
X. Konsequenzen bei Verstößen
Die Einhaltung der oben genannten Richtlinien ist verpflichtend. Nutzende, die gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen, können zeitweise oder auf Dauer von der Nutzung ausgeschlossen werden. Weitergehende arbeits-, dienst- oder prüfungsrechtliche Konsequenzen bleiben unberührt.
Diese Nutzungsbedingungen werden regelmäßig überprüft und unter Berücksichtigung technischer, rechtlicher und organisatorischer Entwicklungen fortgeschrieben. Änderungen werden in OpenWebUI bekanntgegeben.
Stand: 07.07.2026
Diese Nutzungsbedingungen werden regelmäßig überprüft und weiterentwickelt. Änderungen werden rechtzeitig bekannt gegeben.
Terms of Use for OpenWebUI for Generative AI Systems at the University of Freiburg
These terms of use regulate the permissible use of the Open WebUI tool and the local and external AI models connected via this tool. The goal is to ensure a legally secure, responsible, and sustainable use of AI systems at the University of Freiburg. These terms of use concretize the "Directive on the Use and Operation of AI Systems at the Albert Ludwig University of Freiburg" (AI Directive*) for the specific system Open WebUI. The AI Directive remains unaffected and takes precedence in the event of contradictions.
Open WebUI is a supportive work tool. It does not replace professional, legal, or organizational decisions and is not designed as an autonomous specialist procedure or agentic system. All users are required to comply with the specified guidelines and notices to ensure a legally secure and ethically acceptable use of Open WebUI.
* The AI Directive is currently (as of July 2026) in the university's committee process and will enter into force upon its publication.
I. Mandatory AI Training
Before first use of Open WebUI, all users are required to complete the training course "Basics of AI: Understanding and Applying Generative Artificial Intelligence (AI)" available on the ILIAS learning platform.
The training serves to acquire the required AI competence as defined by the AI Directive. Further training requirements are governed by the AI Directive.
II. Principles of Using OpenWebUI
These terms of use regulate the use of the Open WebUI tool provided by the University of Freiburg, particularly the handling of inputs and outputs. Input refers to all user inputs, such as texts, documents, tables, images, or audio recordings. Output refers to the results generated by the connected AI models.
The responsibility for entered content and for the use of the generated results lies with the user. Results must be independently checked for factual accuracy, completeness, legal permissibility, and potential discriminatory effects. Generative AI can produce erroneous or biased content (hallucinations). Results must not be adopted without review or used as the sole basis for decision-making.
The use of Open WebUI is generally permitted, provided that the legal requirements, in particular data protection, copyright, and higher education law, as well as the provisions of the AI Directive of the University of Freiburg, are complied with and no prohibited AI practices within the meaning of the AI Regulation exist. The usage scenarios documented in Annex 1 represent reviewed and approved standard applications. They serve as guidance and concretize typical use cases in research, teaching, and administration.
A brief overview of the most important rules for use ("What am I allowed to do, what am I not allowed to do") can also be found in the usage scenarios (Annex 1) and in the short guide (Annex 2).
Other use cases are also permitted without separate approval if they comply with the legal requirements and do not give rise to increased risk within the meaning of these terms of use. In case of doubt, prior consultation with the responsible AI contact person in accordance with § 9 para. 3 of the AI Directive is required.
Use cases with increased risk
A use case with increased risk exists in particular when
- special categories of personal data within the meaning of Art. 9 GDPR are to be processed,
- sensitive administrative, personnel, or application data is affected,
- a permanent technical integration or automation (e.g., API-based further processing) is planned,
- use takes place in the context of admission, examination, or personnel decisions, or
- image data depicting persons is processed.
In these cases, approval by the responsible organizational unit with the involvement of the AI contact person is required before use; in the case of processing personal data, the involvement of the Data Protection Officer is additionally required.
⚠️ Open WebUI or the provided AI models must not be used for monitoring or analyzing the behavior or performance of employees or students.
III. Use of Open WebUI in Research, Teaching, and Administration
The use of Open WebUI depends on the respective area of activity within the university. §§ 3 to 6 of the AI Directive are authoritative.
1. Research
The use of Open WebUI as a research tool is generally permitted. This includes in particular:
- Literature and data analyses,
- Evaluations,
- Support with proposal texts,
- Generation of program code,
- Creation of illustrations.
Further permitted usage scenarios arise from Annex 1. § 3 of the AI Directive and the AI Policy of the University of Freiburg must be observed.
Separate approval of individual research scenarios is generally not required, provided no special risks exist. However, consultation is indicated when
- special categories of personal data are to be processed,
- extensive sensitive research data is affected,
- integration into automated processes is planned.
2. Studies and Teaching
The use of Open WebUI in studies and teaching is permitted in accordance with §§ 4, 5 of the AI Directive. Specific permitted usage scenarios are regulated in Annex 1.
Automated assessment of examination performance and analysis of student behavior are not permitted. Examination decisions must always be made by a responsible natural person.
3. Administration
In central and decentralized university administration, Open WebUI may be used in a supportive capacity within the framework of § 6 of the AI Directive. Permitted uses include in particular:
- Creating, revising, or translating texts,
- Structuring information,
- Analyzing documents,
- Preparing decision bases, proposals, and concept papers,
- Drafting emails,
- Creating material-based chatbots,
as well as the usage scenarios regulated in Annex 1.
Decisions with legal effect must always be reviewed and ultimately assumed by a human entity (cf. § 6 para. 3 of the AI Directive).
IV. Processing of Personal and Confidential Data
The processing of personal data by Open WebUI is furthermore governed by § 7 of the AI Directive and the data protection regulations. Personal data may only be processed if a legal basis exists and the processing is limited to what is necessary. Input within the framework of the usage scenarios regulated in Annex 1 is generally permitted.
In use cases with increased risk, the use must be documented appropriately. Documentation is carried out by the respective responsible organizational unit with the involvement of the AI contact person. Information on internal processes, strategies, financial and personnel matters, IT security concepts, or contractually protected content may only be processed if this is professionally necessary and legally permissible.
V. Uploading Documents and Knowledge Databases (RAG)
Uploading documents to configure personal knowledge databases (Retrieval Augmented Generation – RAG) is permitted if the source materials may be used lawfully.
Uploaded files are technically processed and stored in a vector database. Automatic updating does not take place. Users are responsible for the currency and lawfulness of the stored content. Cross-departmental sharing of knowledge databases may only take place if a legal basis exists for this purpose.
VI. Use of External AI Models, API Usage, and Usage Volume
Open WebUI provides access to multiple Large Language Models (LLMs), including those from OpenAI (ChatGPT) or mistralAI, via an API. Inputs to third-party providers are processed according to their policies and may be stored temporarily. Your inputs are not used as training data. Chat content entered in Open WebUI does not become training data for the third-party LLMs. The use of Open WebUI is limited to the models approved by the University of Freiburg. Further model restrictions may apply to certain use cases. The provisions in Annex 1 are authoritative.
The use of the Open WebUI API is only permitted within the framework of approved projects, for study or teaching purposes, or as part of personal official use (e.g., programming environments) and in compliance with IT security requirements. Unauthorized connection of services that create a sustainable dependency or high automated usage load (e.g., batch processing) is not permitted. Please contact ki@rz.uni-freiburg.de for clarification.
Usage volume
To ensure fair and resource-efficient operation, a daily usage volume may be set for the use of Open WebUI. This may relate in particular to the number of requests, the processed token volume, or a monetary usage equivalent. If the set daily limit is reached, the following message appears: "You have reached your current daily request limit. If you need increased usage for a research project or for any other reason, please contact ki@rz.uni-freiburg.de." An adjustment of the individual usage volume is possible upon reasoned request. The decision is made within the framework of available technical and financial resources.
VII. Documentation of Usage Scenarios (Annex 1)
The specifically reviewed and approved usage scenarios of Open WebUI are documented in Annex 1. Annex 1 is maintained as a continuously updated document. Updates are carried out by the AI Commission. Changes and additions require approval by the Data Protection Officer and the Information Security Officer of the university.
Updates are announced in Open WebUI and are binding from the time of announcement.
VIII. Sustainability Guidelines
Users should be aware that the provision and use of generative AI models involve high energy consumption. Requests should only be made when necessary.
IX. Contact Point
For questions about using Open WebUI, the following contact point is available: ki@rz.uni-freiburg.de.
X. Consequences of Violations
Compliance with the above guidelines is mandatory. Users who violate these terms may be temporarily or permanently excluded from using the service. Further employment, service, or examination law consequences remain unaffected.
These terms of use are reviewed regularly and updated taking into account technical, legal, and organizational developments. Changes are announced in OpenWebUI.
Version: 07.07.2026
These terms are reviewed and updated regularly. Changes will be announced in due time.
