Kurzleitfaden – Anlage 2

Open WebUI – Was darf ich?

Dieser Leitfaden fasst die wichtigsten Regeln zur Nutzung von Open WebUI an der UFR zusammen. Maßgeblich sind die KI-Richtlinie sowie die Nutzungsbedingungen.

✅ Ohne Abstimmung zulässig

(unterstützende Nutzung inkl. der Verarbeitung von personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 12 LHG BW)

Zulässig ist insbesondere:

Texte überarbeiten, zusammenfassen, strukturieren oder übersetzen
Gliederungen, Seminarpläne oder Projektplanungen erstellen
Anfertigen von Übersetzungen
Code-Vorschläge generieren / Einbindung von Coding-Modellen in eine IDE via API
Open-Access-Literatur analysieren
Dienstliche E-Mails im Einzelfall formulieren
Übungs- oder Klausuraufgaben vorbereiten (nicht bewerten!)
Datenauswertungen
Chatbots mit Hintergrundwissen erstellen
Erstellen von Abbildungen und Grafiken
Bildbeschreibungen / -analysen anfertigen (keine Personen abgebildet)

Voraussetzung:

Keine sensiblen Informationen oder besonderen personenbezogenen Daten
Kein Verstoß gegen Urheberrechte
Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Ergebnisprüfung durch eine natürliche Person

⚠️ Nur nach Abstimmung mit KI-Ansprechperson

Vor Nutzung ist eine Abstimmung erforderlich, wenn insbesondere:

Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) erfolgt
Personal- oder Bewerbungsverfahren berührt werden
Prüfungs- oder Zulassungsentscheidungen betroffen sind
Bilddaten von Personen mit einem Vision-Modell verarbeitet werden
eine dauerhafte technische Integration (API, Automatisierung) geplant ist
E-Mail- oder Dokumentensammlungen mit Personenbezug ausgewertet werden

Ansprechperson: KI-Ansprechperson des jeweiligen Bereichs (§ 9 KI-Richtlinie)

🔴 Unzulässig

Nicht erlaubt sind insbesondere:

Automatisierte Notenvergabe oder Prüfungsbewertung
Automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO)
Leistungs- oder Verhaltensüberwachung von Studierenden oder Beschäftigten
Eingabe von Zugangsdaten oder vertraulichen IT-Sicherheitsinformationen
Verarbeitung personenbezogener Daten ohne Rechtsgrundlage

Verantwortlichkeit

Sie bleiben verantwortlich für Eingaben und Ergebnisse.
Ergebnisse sind auf Fehler, Diskriminierung und Rechtsverletzungen zu prüfen.
KI-Nutzung in Prüfungen ist transparent zu kennzeichnen (§ 4 Abs. 6 KI-RL).

Im Zweifel: KI-Ansprechperson kontaktieren.

Stand: 02.07.2026
Dieser Kurzleitfaden wird regelmäßig überprüft und weiterentwickelt. Maßgeblich sind stets die aktuellen Nutzungsbedingungen und die KI-Richtlinie der UFR.

Short Guide – Annex 2

Version: 02.07.2026

Open WebUI – What am I allowed to do?

This guide summarizes the most important rules for using Open WebUI at the University of Freiburg. The AI Directive and the terms of use are authoritative.

✅ Permitted without consultation

(supportive use including the processing of personal data under Art. 6 para. 1 e) GDPR in conjunction with § 12 LHG BW)

The following is permitted in particular:

Revising, summarizing, structuring, or translating texts
Creating outlines, seminar plans, or project plans
Preparing translations
Generating code suggestions / integrating coding models into an IDE via API
Analyzing open access literature
Drafting official emails in individual cases
Preparing practice or exam questions (not grading!)
Data analysis
Creating chatbots with background knowledge
Creating illustrations and graphics
Creating image descriptions / analyses (no persons depicted)

Requirements:

No sensitive information or special categories of personal data
No violation of copyright
No automated decision-making
Review of results by a natural person

⚠️ Only after consultation with the AI contact person

Consultation is required before use, in particular when:

Processing of special categories of personal data (Art. 9 GDPR) takes place
Personnel or application procedures are affected
Examination or admission decisions are involved
Image data of persons is processed with a vision model
A permanent technical integration (API, automation) is planned
Email or document collections with personal reference are evaluated

Contact person: AI contact person of the respective area (§ 9 AI Directive)

🔴 Not permitted

The following is not allowed in particular:

Automated grading or examination assessment
Automated decisions with legal effect (Art. 22 GDPR)
Performance or behavior monitoring of students or employees
Entering access data or confidential IT security information
Processing of personal data without a legal basis

Responsibility

You remain responsible for your inputs and results.
Results must be checked for errors, discrimination, and legal violations.
Use of AI in examinations must be transparently labeled (§ 4 para. 6 AI Directive).

In case of doubt: contact the AI contact person.

Version: 02.07.2026
This short guide is reviewed and updated regularly. The current terms of use and the AI Directive of the University of Freiburg are always authoritative.